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CARTAS| MANAGEMENT

Basta de mails

Por Bárbara Borzani
Borzani & Asociados | Estudio de Comunicación

Me dijo una vez un Gerente de RRII “yo trabajo de responder mails”. Es cierto que pasamos una buena cantidad de tiempo frente al Outlook y que muchas de las informaciones las recibimos y las enviamos por mail. Pero “trabajar” de enviar y recibir correos no es una opción. Dos cosas al respecto.
Con independencia de la función que desempeñemos, parte de nuestro trabajo es administrar tecnologías. Evaluar rápidamente si las conversaciones e informaciones diarias y extraordinarias van mejor por mail, por chat, por teléfono, por skype o sin mediación: cara a cara (sí, se puede hablar cara a cara).
De esa parte de las comunicaciones que van por mail escribir y editar lo mejor que podamos es la segunda tarea. Porque es preferible invertir tiempo en pensar lo que estamos escribiendo y a quién, que tener que aclarar luego con 3 mails más o generar un mal entendido.
Llegado el punto y puestos a redactar un mail, proponemos considerar:  

Asunto. Empezamos a resolver el tema cuando el asunto del mail hace referencia directa a lo que trata el mail. Parece obvio, sin embargo ¿quién no buscó alguna vez un mail por demasiado tiempo, y lo encontró pero con un asunto del tipo: “Re: Re: Re: buenísimo sigamos!”?

Brevedad. Lo que tenemos para decir en oraciones cortas, sin proezas literarias pero tampoco con palabras y/o abreviaciones que solo entendamos nosotros.

Claridad. Sin vueltas, sin referencia a situaciones que el que lee no conoce, básicamente responderse: ¿qué pasó o qué va a pasar? ¿Por qué le informo a alguien de eso? ¿Qué espero que haga esa persona al respecto, cuándo y dónde?

Pertinencia. No mezclar temas, solo la info necesaria referida al asunto que se está tratando. Pertinencia también para seleccionar a los destinatarios.

Amabilidad. El mail no tiene estados de ánimo y se lee según el estado de quien lo recibe. Palabras cordiales, palabras simples, saludos sinceros, hacen amigable la lectura.

Código. Que el texto no tenga ambigüedades y que sea entendible por todos los que lo leen. Incluso cuando intercambiamos mails con personas a las que conocemos mucho, es mejor ser específicos y no suponer que el otro va a entender porque nos conoce.

Escribir mails es un verdadero trabajo. Lo que no puede ser es el trabajo en sí mismo.  Solo se trata de ejercitar con criterio una escritura lo más precisa y clara posible, algo que simplifica la comunicación diaria con compañeros, clientes y proveedores.
Copyright - Derechos Reservados
07 OCT 2009

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Copyright © - Todos los derechos reservados Producido por Fernando Romero